Pierwszą czynnością w pracy nad identyfikacją eksponatu w kolekcji jest opisywanie samego eksponatu.
Na jego odwrocie, miękkim ołówkiem, aby nie przebić grafiki, należy zapisać imię i nazwisko artysty, rok i technikę wykonania, wymiar odbitki oraz numer opus. Ułatwi to znacznie umieszczanie eksponatu w zbiorach i katalogu oraz stanowi istotną informację przy wymianie ekslibrisów z innymi kolekcjonerami. W praktyce zapis wygląda następująco:
Antoni Jan Gołębniak, X2, 1979, 89 x 96, op. 55.
Jan Walkiewicz, C2, 1997, 63 x 52, op. 43
Przy opisie ekslibrisu zaznaczamy również wszelkie nie ustalone informacje. W przypadku niemożności ustalenia nazwiska artysty, nie pozostawia się miejsca pustego, a wpisuje się adnotację „a.n.” – autor nieznany. Podobnie w przypadku, gdy jesteśmy w stanie odczytać (np. z sygnatury autorskiej) jedynie inicjały artysty. W praktyce oba zapisy wyglądają następująco:
a.n., X2, 1979, 89 x 96, op. 55.
A.J.G., X2, 1979, 89 x 96, op. 55.
Innym sposobem na opisywanie ekslibrisów jest umieszczanie ich w złożonej kartce papieru (najlepiej bezkwasowego), na której podaje się dane ekslibrisu. Ze względu na większą ilość miejsca można również dodać szczegóły umożliwiające opis eksponatu, czy też historię z nim związaną. Dla przykładu:
